Wat is VirgilTrack?

VirgilTrack help organisasies in die openbare sektor, soos dorpsrade, stadsrade en munisipaliteite, om hulle risiko’s te bestuur, hulle strategiese plan uit te voer en elke week te sien watter werk gedoen word. Almal in die organisasie gebruik dieselfde stelsel, elkeen met die hulpmiddels wat sy of haar rol nodig het.

VirgilTrack werk in jou webblaaier, so daar is niks om te installeer nie.

VirgilTrack het vroeër VirgilRisk geheet

Jy sien dalk nog die ou naam, VirgilRisk, in ouer dokumente en op die Changelog-bladsy (die lys van veranderinge).

VirgilTrack soos 'n departementele bestuurder dit sien

Vir wie is VirgilTrack?

VirgilTrack is gemaak vir plaaslike owerhede en ander openbare liggame. Wanneer ’n organisasie registreer, kies dit een van hierdie tipes: Village Council (dorpsraad), Town Council (stadsraad), Municipality (munisipaliteit) of Other (ander).

Elke persoon behoort aan een organisasie en gewoonlik aan een departement. Wat iemand kan doen, hang van sy of haar rol af:

• Werknemers doen die werk en doen verslag daaroor.
• Bestuurders bestuur ’n departement of ’n span.
• Die HUB (hoof- uitvoerende beampte) lei die hele organisasie.
• Administrateurs is VirgilTrack se eie personeel, wat na elke organisasie op die platform omsien.

Sien Rolle en wat elkeen kan doen.

Wat jy met VirgilTrack kan doen

Bestuur risiko’s

Teken die risiko’s aan waarvoor jou departement te staan kom, gee elkeen ’n risikotelling en besluit hoe om dit te beheer. Die Risk Register (risikoregister) lys jou departement se risiko’s. Die Kanban Board (Kanban-bord) wys hulle as kaarte in kolomme volgens hulle status, en jy skuif ’n kaart deur dit te sleep. Die Risk Repository (risikobewaarplek) is ’n katalogus van algemene risiko’s wat jy na jou departement kan kopieer, sodat jy nie van voor af hoef te begin nie. Sien Risikobestuur.

Beplan en voer jou strategie uit

Execution (uitvoering) bevat jou organisasie se strategiese plan: sy doelwitte, sleutelprestasie-aanwysers (KPA’s), inisiatiewe, begroting en jaarplanne. Jy kan die plan as ’n PDF oplaai. VirgilTrack haal dan die doelwitte uit en wys hoe hulle met mekaar verband hou, sodat jy dit kan nagaan. Bestuurders en personeel sien daarna die bladsye wat hulle raak. Sien Strategie en uitvoering.

Organiseer en delegeer werk

Tasks (take) wys die werk wat aan jou gegee is en die werk wat jy aan ander gegee het, as ’n lys of as ’n bord, saam met wat in die volgende twee weke moet klaar wees. As jy jou posbus koppel, stel From your email (uit jou e-pos) take en vordering voor wat dit in jou e-pos gevind het, sodat jy dit kan bevestig. ’n Kalender wys gebeurtenisse en sperdatums. Sien Take en Kalender en herinneringe.

Doen verslag oor jou week

Elke week skryf werknemers en bestuurders ’n werkverslag. Die verslae gaan langs die verslagdoeningslyne op: werknemers doen verslag aan hulle bestuurder, en bestuurders doen verslag aan die HUB. Sien Werkverslae en -rekords.

Werk saam

Stuur een-tot-een-boodskappe in Private Chat (privaat klets), sien in die spanbalk wie aanlyn is, en kry kennisgewings oor die dinge wat jou raak. Hou jou dokumente in die File Manager (lêerbestuurder). Sien Kommunikasie en Lêers en dokumente.

Sien die groot prentjie

Kontroleborde gee elke rol ’n opsomming van wat vir hulle belangrik is. Activity (aktiwiteit) wys ’n tydlyn van wat vanjaar in jou organisasie gebeur het. Die Report Builder (verslagbouer) maak van jou risiko-inligting verslae wat jy kan aflaai. Sien Kontroleborde en Verslae.

Kry hulp van Virgil

Virgil Copilot is die KI-assistent wat in VirgilTrack ingebou is. Vra dit vrae, of vra dit om werk voor te berei wat jy dan self bevestig. Sien Die KI-assistent.

Sorg vir mense

Emotional Intelligence (emosionele intelligensie) bied kort lesse, oefengesprekke en private nadenke, om mense te help om emosies by die werk te hanteer. Sien Emosionele intelligensie.

Bestuur die platform

Administrateurs hersien organisasies se registrasieversoeke, sien om na organisasies en hulle mense, en skep demonstrasieskakels. Sien Platformadministrasie.

Hoe die dele inmekaar pas

VirgilTrack verbind die organisasie se planne met sy daaglikse werk:

1. Die strategiese plan stel doelwitte, met KPA’s om hulle te meet en inisiatiewe om hulle te bereik.
2. Take voer die inisiatiewe uit, en die mense wat die take doen, teken hulle vordering aan.
3. Weeklikse werkverslae stuur wat gedoen is langs die verslagdoeningslyne op, na bestuurders en die HUB.
4. Risiko’s word deur elke departement aangeteken en kan gekoppel word aan die doelwitte wat hulle bedreig.
5. Kontroleborde en verslae bring alles bymekaar vir die mense wat dit moet sien.

Waar om te begin

Jy is	Begin met
Nuut by VirgilTrack	Aan die gang
’n Werknemer	Take, dan Jou weeklikse verslag
’n Bestuurder	Risikobestuur, dan Hersien jou span se verslae
Die HUB	Strategie en uitvoering, dan Die HUB-kontrolebord
’n Administrateur	Platformadministrasie
Besig om ’n nuwe organisasie te registreer	Registreer jou organisasie

Is die woorde wat in risikobestuur gebruik word, nuut vir jou? Sien die Woordelys.